Кадровый аутсорсинг без штатного кадровика
Кадровый учёт под ключ
— снизьте риск штрафов до 200 000 ₽*
Полностью ведём кадровые документы всех сотрудников: оформляем приём, переводы, отпуска и увольнения, контролируем обязательные сроки, ведём трудовые книжки и готовим компанию к проверкам.
Проверяем договоры, приказы, локальные акты и личные дела сотрудников.
Формируем план исправлений и приводим документы в порядок.
Приём, переводы, отпуска, табели и увольнения — на нашей стороне.
Собираем комплект и сопровождаем запросы инспекции.
Одна ошибка в шаблоне — десятки документов под риском
Неправильная формулировка в трудовом договоре, приказе или локальном документе редко остаётся единичной. Если компания использует один шаблон для всех сотрудников, ошибка повторяется вместе с ним.
Потенциальный размер риска
Как умножается ошибка
один документ с ошибкой
до 200 000 ₽ошибка повторилась в десяти документах
до 2 млн ₽один шаблон разошёлся по всей компании
до 10 млн ₽Что чаще всего находят в кадровых документах
Шесть типовых ситуаций, из-за которых компания получает предписание или штраф.
Отсутствуют обязательные условия или используются некорректные формулировки.
Сотрудник начал работать раньше подписания необходимых документов.
Договор ГПХ фактически регулирует трудовые отношения.
Нарушены сроки или порядок выплаты зарплаты, отпускных либо расчёта при увольнении.
Не соблюдены основания, сроки или обязательный порядок оформления.
Приказы, договоры, согласия и подтверждения хранятся разрозненно или отсутствуют.
Компания платит не только штраф
К кадровому нарушению могут добавиться дополнительные расходы и потери.
Полностью берём кадровый учёт компании на себя
Клиент получает внешний отдел кадрового делопроизводства, который ведёт сотрудников от приёма до увольнения.
- Проверка действующих документов
- Выявление несоответствий
- Восстановление отсутствующих документов
- Актуализация шаблонов
- План исправления критических ошибок
- Трудовые договоры
- Приказы о приёме
- Согласия и заявления
- Оформление личных дел
- Ознакомление с локальными документами
- Внесение необходимых кадровых сведений
- Переводы
- Изменение должности и условий
- Изменение персональных данных
- Совмещение
- Учёт отсутствий
- Оформление кадровых запросов сотрудников
- График отпусков
- Заявления
- Приказы
- Переносы и продления
- Контроль обязательных сроков
- Передача данных для расчёта выплат
- Графики работы
- Кадровая часть табельного учёта
- Сверхурочная работа
- Работа в выходные
- Командировки
- Подтверждающие документы
- Проверка основания
- Подготовка документов
- Соблюдение сроков
- Оформление приказа
- Выдача обязательных документов
- Передача данных для окончательного расчёта
- Бумажные трудовые книжки
- Электронные сведения о трудовой деятельности
- Обязательная кадровая отчётность в согласованном объёме
- Контроль сроков подачи
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положения и кадровые регламенты
- Штатное расписание
- Должностные инструкции
- Документы по персональным данным
- Обязательные формы ознакомления
- Подготовка кадрового комплекта
- Проверка документов перед передачей
- Сопровождение запросов
- Помощь ответственным сотрудникам компании
- Устранение выявленных несоответствий в допустимом порядке
Полноценный отдел кадрового учёта без зависимости от одного специалиста
Кадровый аутсорсинг особенно нужен, если
Подключаемся поэтапно, не останавливая работу компании
Уточняем численность, структуру компании, графики работы и текущую организацию кадрового учёта.
Проверяем предоставленные документы и определяем критические несоответствия.
Формируем план восстановления документов и порядок дальнейшей работы.
Назначаем ответственного специалиста, согласовываем каналы передачи информации и сроки операций.
Оформляем кадровые события, контролируем сроки и отвечаем на запросы компании.
Вы сообщаете о кадровом событии — мы оформляем необходимые документы
Типовые обращения, с которыми к нам приходят каждый день.
Готовим договор, приказ, согласия и личное дело до первого рабочего дня.
Оформляем допсоглашение и приказ, проверяем условия и сроки уведомления.
Вносим изменения в документы и кадровую базу, передаём сведения бухгалтерии.
Заявление, приказ, график и своевременная передача данных для выплат.
Готовим приказ и подтверждающие документы, фиксируем учёт времени.
Проверяем основание и сроки, готовим приказ и обязательные документы.
Справка, копия, локальный акт или форма ознакомления — готовим по шаблону.
Отвечаем по кадровым вопросам и выдаём документы в установленном порядке.
Собираем кадровый комплект и сопровождаем запросы инспекции.
Порядок работы
Сравните внешний отдел с содержанием собственной кадровой функции
| Собственный кадровик | Кадровый аутсорсинг |
|---|---|
| Зарплата, налоги и рабочее место | Согласованная стоимость обслуживания |
| Зависимость от одного человека | Доступ к команде специалистов |
| Отпуск или болезнь останавливают работу | Предусмотрена замена специалиста |
| Нужно самостоятельно контролировать качество | Дополнительная внутренняя проверка |
| Сложно быстро увеличить объём | Объём сопровождения масштабируется |
| Нужно обучать и удерживать сотрудника | Подготовленная команда уже работает |
Один подрядчик отвечает за весь согласованный кадровый процесс
За компанией закрепляется профильный кадровик, работу принимает команда — не один человек.
На время отпуска или болезни работу принимает другой специалист по внутреннему регламенту.
Сроки обработки кадровых событий фиксируются в договоре, а не обсуждаются каждый раз.
Канал передачи, доступ, хранение и удаление данных закрепляются договором.
Видно, какие кадровые события оформлены, что проверено и в какие сроки.
Ведём кадровый учёт компаний с площадками в разных регионах по одному договору.
Договор, регламент операций и распределение ответственности предоставляем до старта.
По запросу даём контакты действующих клиентов из вашей отрасли — можно узнать о работе напрямую.
Рассчитайте стоимость полного кадрового учёта
Слева — заявка на расчёт, справа — от чего зависит цена и что вы получаете взамен риска.
Получить расчёт
Позвоним на и определим объём первичной проверки.
От чего зависит цена
Как полный кадровый аутсорсинг снижает риски
Структура каждого примера: контекст, проблема и что сделали.
Кадровый учёт вёл бухгалтер вместе с основной работой. Единых шаблонов не было, документы хранились в двух местах.
Один шаблон трудового договора использовался для всех сотрудников, часть обязательных условий в нём отсутствовала. Сроки ознакомления не фиксировались.
Провели аудит документов, составили перечень несоответствий с приоритетами, обновили шаблоны и приняли учёт на постоянное ведение.
Сортировочный центр набирал людей под пиковый сезон. Кадровые документы оформлялись задним числом, часть сотрудников приступала к работе по устной договорённости с бригадиром.
Фактический допуск к работе без оформления — отдельное нарушение по каждому человеку. При текучести в несколько десятков человек в месяц число эпизодов росло быстрее, чем компания успевала оформлять документы.
Ввели правило «документы до смены», дали бригадирам простую форму передачи данных, взяли оформление приёмов на себя и настроили ежедневную сверку вышедших и оформленных сотрудников.
Единственный кадровик вёл три юридических лица и уволился без передачи дел. Часть документов осталась в личных папках, график отпусков и трудовые книжки не были актуализированы.
Компания не знала, какие документы отсутствуют и какие сроки пропущены. Любой запрос инспекции или сотрудника мог вскрыть сразу несколько несоответствий.
Приняли кадровую базу по всем трём юрлицам, собрали документы в единый контур, восстановили отсутствующие в допустимом порядке и закрепили ответственного специалиста с регламентом операций.
Частые вопросы
Не ждите, пока кадровую ошибку обнаружит инспектор
Передайте кадровый учёт внешней команде. Проверим текущие документы, определим критические риски и рассчитаем стоимость полного обслуживания.
* По статье 5.27 КоАП РФ штраф для юридического лица за ненадлежащее оформление трудового договора составляет 50–100 тыс. ₽, за повторное нарушение — 100–200 тыс. ₽. Общие нарушения трудового законодательства предусматривают штраф 30–50 тыс. ₽, для должностного лица возможна дисквалификация. Конкретная ответственность зависит от состава нарушения. Статья 5.27 КоАП РФ